Dienstverantwoordelijke Voor het departement Bevolking - Burgerlijke Stand - Dienst Vreemdelingenzaken (M/V/X)

Bedrijfsdetails

Als gemeente met meer dan 41.000 inwoners staat Sint-Pieters-Woluwe voor vele uitdagingen, die typisch zijn voor onze tijd en onze stedelijke omgeving. Deze uitdagingen zijn de drijvende krachten achter onze dagelijkse innovatie. Op alle gebieden: burgerdiensten, netheid, scholen, administratieve stappen, veiligheid, cultuur, stedenbouw, groene ruimten, sport, trottoirs en wegen, openbare verlichting.

Ons gemeentebestuur ontwikkelt zich tot een modern bestuur. De burger speelt een centrale rol, hij is de basis van onze bestaansreden.

Het welzijn van onze medewerkers vormt de kern van onze bekommernissen en we bieden het volgende aan:

1. Gevarieerde beroepen en verrijkende uitdagingen.
2. Opleidingen en de ondersteuning die u nodig heeft.
3. Interne communicatie (intranet, evenementen, ...) voor teamgeest.
4. Een aangename werkomgeving en flexibele werktijden met vele verlofdagen die een perfect evenwicht tussen privé- en beroepsleven bevorderen.
5. Ontwikkelingsmogelijkheden door middel van beoordelingsgesprekken en actieve interne mobiliteit.

Wij bieden u de mogelijkheid om deel te nemen aan een administratie die in volle verandering is, gedreven door de wens om mee te evolueren met de tijd en zich aan te passen aan de verwachtingen van haar burgers en medewerkers.

Om deze projecten uit te voeren zijn we regelmatig op zoek naar bevoegde, gemotiveerde en enthousiaste medewerkers.

Deelt u ons gevoel voor dienstverlening en algemeen belang?

Kom met ons meedoen!

Functie

Opdrachten:

Onder het gezag van de directeur van de dienst Bevolking - Burgerlijke Stand bent u als hoofd van de dienst Vreemdelingenzaken verantwoordelijk voor de organisatie van deze dienst.

In deze hoedanigheid brengt u verslag uit over de activiteiten van de dienst aan uw hiërarchische oversten en/of de autoriteiten. Uw prioriteit is een kwaliteitsvolle dienstverlening te garanderen voor alle door de burger ingediende verzoeken, met inachtneming van de geldende wetgeving.

Voornaamste verantwoordelijkheden:

1. Beheer van de dienst:

• De activiteiten van de dienst plannen en organiseren: de personeelsplanning beheren en maatregelen nemen om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen (uurregeling en planningen, met inbegrip van de permanentie op donderdagavond);
• Uw team leiden, coachen, opleiden en motiveren, zorgen voor efficiëntie en eventuele conflicten oplossen;
• De door de autoriteiten uitgevaardigde richtlijnen mededelen en toezien op de tenuitvoerlegging ervan binnen uw dienst;
• Contacten ontwikkelen met andere besturen (plaatselijke, federale of andere besturen) in het kader van uw opdrachten;
• Dossiers waarbij meerdere diensten betrokken zijn, coördineren;
• Rapporten of beraadslagingen opstellen en/of valideren voor uw hiërarchische overste en/of de autoriteiten;
• Alle nodige maatregelen nemen om bij de afgifte van documenten en de samenstelling van dossiers de geldende wetgeving na te leven;

• De dossiers van de dienst controleren en valideren: o.a. controle van de inschrijvingsprocedure en de vernieuwing van de verblijfsvoorwaarden, toezicht op en opvolging van de dossiers van vreemdelingen (controle van de gegevens op de ontvangen documenten, controle van de echtheid en de geldigheid van de documenten, opvolging van de van de Dienst vreemdelingenzaken verkregen instructies en toezending daarvan aan de burger, enz.);

• Voorstellen formuleren ter verbetering van de dienst om de doeltreffendheid ervan te garanderen (interne werking, communicatie, dienstverlening aan het publiek, enz.);
• Zorgen voor de opvolging van de ingevoerde procedures en kwaliteitssystemen;
• Garanderen van de continuïteit en toegankelijkheid van de dienstverlening.
• Zorgen voor een soepele coördinatie tussen het loket (frontoffice) en de administratieve behandeling (backoffice).
• Inkomende en uitgaande post beheren en zorgen voor de verdeling ervan binnen de dienst;
• De dagelijkse boekhouding van de verschillende verrichtingen controleren.

2. Participatief management

• Regelmatige teamvergaderingen leiden om medewerkers aan te moedigen zich uit te spreken en betrokken te zijn;
• Interne vaardigheden identificeren en de geleidelijke delegatie van verantwoordelijkheden organiseren;
• Een collaboratieve en zorgzame omgeving bevorderen met constructieve feedback;
• De integratie van nieuwe medewerkers en opleidingsprogramma's vergemakkelijken.

3. Operationele en kwaliteitsbewaking

• Toezicht houden op de dossiers (verblijven, verblijfsvergunningen, registers, identiteitskaarten enz.);
• De wetgeving met betrekking tot vreemdelingen toepassen;
• Interne procedures bijwerken en verbeteren;
• Dienstprojecten en departementoverschrijdende projecten opvolgen en coördineren;
• Ervoor zorgen dat verzoeken tijdig worden verwerkt en dat de informatie die aan het publiek wordt verstrekt duidelijk is.

4. Interne en externe betrekkingen

• Contact onderhouden met de Dienst Vreemdelingenzaken, andere gemeenten of instellingen;
• Transversaal werken met de andere bevolkings- of juridische diensten;
• Deelnemen aan de coördinatievergaderingen of aan de vergaderingen tussen de diensten;

5. Administratieve opvolging en rapportering

• Administratieve beslissingen valideren, nota's of verslagen opstellen voor het college of de hiërarchie;
• De opvolging van de begroting van de dienst verzekeren;
• De prestatie-indicatoren van de dienst beheren (aantal dossiers, termijnen, tevredenheid, enz.).

Profiel

• In het bezit zijn van een universitair diploma of een master met voorkeur in rechten;

• Bewezen ervaring in een dienst Bevolking - Burgerlijke Stand is een echte troef.
• Kennis en toepassing van de wetgeving met betrekking tot vreemdelingen;
• Houden van het contact met het publiek en het onthaal aan het loket;
• Over basiskennissen van het Engels beschikken;
• Over zeer goede managementvaardigheden en leiderschapsvaardigheden beschikken;
• Ervaring hebben met teammanagement is een troef;
• Een scherp gevoel hebben voor het onthaal van het publiek en de dienstverlening aan de burger;
• Over een geest van aanpassing aan de voortdurende evolutie van wetteksten beschikken;
• In staat zijn om te analyseren, te luisteren, zijn stress te beheersen, integer en professioneel te handelen en een gevoel voor prioriteiten hebben;
• Weten hoe u de computertool (Microsoft Office en bedrijfssoftware) moet gebruiken;

Taal

• Over een zeer goede kennis van het Frans beschikken.

Aanbod