Responsable de service Pour le département Population- Etat-civil – Service des Etrangers (H/F/X)

La société

Commune de plus de 41.000 habitants, Woluwe-Saint-Pierre relève de nombreux défis, typiques de notre temps et des milieux urbains. Ces défis constituent autant de moteurs qui nous poussent à innover tous les jours. Dans tous les domaines : services aux citoyens, propreté, écoles, démarches administratives, sécurité, culture, urbanisme, espaces verts, sport, trottoirs et voiries, éclairage public.

Notre administration communale se développe à l’image d’une administration moderne. Le citoyen joue un rôle central, il est à la base de notre raison d’être.

Le bien–être de nos collaborateurs est au centre de nos préoccupations et nous vous offrons:

1. Des métiers variés et des défis enrichissants.
2. Des formations et les soutiens dont vous avez besoin.
3. Des communications internes (intranet, événements, …) pour l’esprit d’équipe.
4. Un environnement de travail agréable et des horaires flexibles avec de nombreux jours de congés qui favorisent un parfait équilibre entre vie privée et professionnelle.
5. Des possibilités de développement grâce à des entretiens d’appréciation et une mobilité interne active.

Nous vous proposons de rejoindre une administration en pleine mutation, animée d’une volonté d’évoluer avec son temps et de s’adapter aux attentes de ses citoyens et de ses collaborateurs.

Pour mener à bien ces projets, nous recherchons régulièrement des collaborateurs compétents, motivés et enthousiastes.

Vous partagez notre sens du service et de l’intérêt général ?

Rejoignez-nous !

Fonction

Missions :

Sous l’autorité du Directeur du département Population - Etat civil, en tant que chef.fe du service Etrangers, vous êtes responsable de l’organisation de ce service.

A ce titre, vous rendez compte des activités du service à vos supérieur.e.s hiérarchiques et/ou aux autorités. Votre priorité est de garantir un service de qualité à toutes demandes introduites par le citoyen, dans le respect de la législation en vigueur.

Principales responsabilités :

1. Gestion de service :

• Planifier et organiser les activités du service : gestion du planning du personnel et prise des mesures en vue d’assurer la continuité du service (horaire et plannings, y compris la permanence du jeudi soir) ;
• Diriger, accompagner, former et motiver votre équipe, en garantir l’efficience et résoudre les conflits éventuels ;
• Communiquer les directives émanant des autorités et veiller à leur mise en œuvre au sein de votre service;
• Développer des contacts avec les autres administrations (communes, fédérales ou autres) dans le cadre de vos missions;
• Coordonner les dossiers qui impliquent plusieurs services ;
• Rédiger ou valider les rapports ou délibérations à destination de votre supérieur hiérarchique et/ou des autorités ;
• Prendre toutes les dispositions utiles afin de respecter la législation en vigueur lors de la délivrance des documents et la constitution des dossiers ;

• Contrôler et valider les dossiers du service : entre autres contrôler le déroulement de la procédure d’inscription et le renouvellement des conditions de séjour, superviser et suivre les dossiers des ressortissants étrangers (vérification des données sur les documents reçus, contrôle de l’authenticité et de la validité des documents, suivi des instructions obtenues de l’Office des Etrangers et transmission de celles-ci au citoyen, …) ;

• Formuler des propositions d’amélioration du service visant à garantir son efficacité (fonctionnement interne, communication, service au public, …) ;
• Assurer le suivi des procédures et des systèmes de qualité mis en place ;
• Garantir la continuité et l’accessibilité du service.
• Assurer la coordination fluide entre le guichet (front office) et le traitement administratif (back office).
• Gérer le courrier entrant et sortant et assurer sa répartition au sein du service ;
• Contrôler la comptabilité journalière des diverses opérations.

2. Management participatif

• Animer des réunions d'équipe régulières favorisant l'expression et l'implication des agents ;
• Identifier les compétences internes et organiser la délégation progressive de responsabilités ;
• Promouvoir un cadre collaboratif et bienveillant avec feedback constructif ;
• Faciliter l’intégration de nouvelles recrues et les parcours de formation.

3. Suivi opérationnel et qualité

• Assurer la supervision des dossiers (séjours, titres de séjour, registres, cartes d’identité...) ;
• Appliquer rigoureusement la législation relative aux étrangers ;
• Mettre à jour et améliorer les procédures internes ;
• Suivre et coordonner les projets du service et les projets transversaux du Département ;
• Veiller au traitement dans les délais des demandes et à la clarté de l’information au public.

4. Relations internes et externes

• Assurer le lien avec l’Office des Étrangers, d’autres communes ou institutions ;
• Travailler en transversalité avec les autres services de la population ou juridiques ;
• Participer aux réunions de coordination ou interservices ;

5. Suivi administratif et reporting

• Valider les décisions administratives, rédiger les notes ou rapports à destination du collège ou de la hiérarchie ;
• Assurer le suivi du budget du service ;
• Gérer les indicateurs de performance du service (nombre de dossiers, délais, satisfaction...).

Profil

Profil :

• Être titulaire d’un master universitaire ou d’un baccalauréat de préférence en droit ;

• Avoir une expérience probante dans un département Population – Etat civil est un véritable atout.
• Connaissance et application de la législation relative aux étrangers ;
• Aimer le contact avec le public et l’accueil au guichet ;
• Savoir parler un minimum l’Anglais ;
• Avoir de bonnes compétences managériales et de leadership ;
• Avoir une expérience en gestion d’équipe est un atout ;
• Avoir un sens aigu de l’accueil du public et du service au citoyen ;
• Avoir un esprit d’adaptation par rapport à l’évolution constante des textes de lois ;
• Être capable d’analyser, d’écouter, de gérer son stress, d’agir avec intégrité et professionnalisme et avoir le sens des priorités ;
• Savoir manipuler l’outil informatique (Microsoft office et logiciel de métier).

Langue

• Avoir une très bonne connaissance du Néerlandais.

Offre