Collaborateur Contacts citoyens

Bedrijfsdetails

Als gemeente met meer dan 41.000 inwoners staat Sint-Pieters-Woluwe voor vele uitdagingen, die typisch zijn voor onze tijd en onze stedelijke omgeving. Deze uitdagingen zijn de drijvende krachten achter onze dagelijkse innovatie. Op alle gebieden: burgerdiensten, netheid, scholen, administratieve stappen, veiligheid, cultuur, stedenbouw, groene ruimten, sport, trottoirs en wegen, openbare verlichting.

Ons gemeentebestuur ontwikkelt zich tot een modern bestuur. De burger speelt een centrale rol, hij is de basis van onze bestaansreden.

Het welzijn van onze medewerkers vormt de kern van onze bekommernissen en we bieden het volgende aan:

1. Gevarieerde beroepen en verrijkende uitdagingen.
2. Opleidingen en de ondersteuning die u nodig heeft.
3. Interne communicatie (intranet, evenementen, ...) voor teamgeest.
4. Een aangename werkomgeving en flexibele werktijden met vele verlofdagen die een perfect evenwicht tussen privé- en beroepsleven bevorderen.
5. Ontwikkelingsmogelijkheden door middel van beoordelingsgesprekken en actieve interne mobiliteit.

Wij bieden u de mogelijkheid om deel te nemen aan een administratie die in volle verandering is, gedreven door de wens om mee te evolueren met de tijd en zich aan te passen aan de verwachtingen van haar burgers en medewerkers.

Om deze projecten uit te voeren zijn we regelmatig op zoek naar bevoegde, gemotiveerde en enthousiaste medewerkers.

Deelt u ons gevoel voor dienstverlening en algemeen belang?

Kom met ons meedoen!

Functie

Opdracht:

Als administratief medewerker binnen het Departement Openbare Ruimte maakt u deel uit van een team van 4 personen dat verantwoordelijk is voor verschillende taken met betrekking tot

1. administratieve ondersteuning aan de verschillende diensten van het departement,
2. alle vergunningen die moeten worden afgegeven voor het gebruik van de openbare ruimte (feesten, ceremonies, bouwplaatsen, verhuizingen, enz.).

U bent verantwoordelijk voor het onthaal van het publiek en van iedere persoon die in contact komt met het departement voornamelijk via telefoon, e-mail en af en toe aan het loket,

U stelt antwoorden en andere administratieve documenten op en verstuurt ze op basis van technische informatie van de diensten (Mobiliteit, Wegennet, Groene Ruimten, Netheid, enz.).

U bent ook verantwoordelijk voor verschillende andere taken, zoals het opvolgen van verschillende lopende activiteiten op het departement, als back-up voor uw directe collega's en af en toe het opstellen en verspreiden van informatieve brievenbusberichten voor bewoners over de gemeentelijke bouwplaatsen.

Activiteiten die met de functie verband houden:

• U bent verantwoordelijk voor het ontvangen en opvolgen van verzoeken en klachten van de burgers via e-mail, post, telefoon of internetapplicatie, in samenwerking met de technische verantwoordelijken van de verschillende diensten, die u de nodige antwoorden moeten geven, en door te zorgen voor de juiste administratieve opvolging totdat het probleem opgelost is;
• U behandelt de aanvragen van alle medewerkers van het departement en volgt ze op: centralisering van de informatie, klassering en archivering, respect van de termijnen, eventuele aanmaningen, opmaak indien nodig;
• U bent ook verantwoordelijk voor de opvolging van de aanvragen om toestemming voor feesten en ceremonies en zult af en toe aanwezig zijn bij sommige daarvan;
• U bent ook verantwoordelijk voor verschillende administratieve taken met betrekking tot andere acties (premieaanvragen, antwoorden op openbare onderzoeken, verwijderen van slecht geparkeerde steps, collectieve moestuinen, enz.);
• U stelt brieven, informatieve brievenbusberichten en procedures op en volgt deze op;
• U controleert de verschillende berichten die binnenkomen op de algemene e-mailadressen van het departement;
• U beheert de telefoonoproepen;
• U helpt de beheerders bij de uitvoering van specifieke taken (administratief beheer van achtergelaten voertuigen, overleg met bewoners, beheer van de premies, enz.);
• Als medewerker van het team Toestemmingen wisselt u informatie uit om ervoor te zorgen dat geen enkele bezetting van het publieke domein in conflict komt met een andere. U vervangt af en toe afwezige collega's voor dringende taken met betrekking tot bouwplaatsvergunningen en parkeerreserveringen.
• U neemt deel aan de opstelling van activiteitenverslagen voor het Departement en zijn diensten. U beheert de vertalingen en voert diverse secretariaatswerkzaamheden uit;
• U bent verantwoordelijk voor de opvolging van de verschillende verzoeken van de Directie van het Departement.

Profiel

Gedragscompetenties:

• U bent in staat om resultaat- en klantgericht te werken;
• U bent in staat om te communiceren/samen te werken;
• U bent rigoureus en werkt in overeenstemming met de processen;
• U levert kwaliteitswerk;
• U coördineert, beheert en structureert uw werk;

Technische competenties:

• In het bezit zijn van een bachelorsdiploma met goede ervaring in contact- en klachtenbehandeling;
• De huidige IT-tools beheersen en in staat zijn om zich aan te passen aan specifieke IT-toepassingen voor de dienst;
• Beschikken over goede analytische en schriftelijke vaardigheden;
• Georganiseerd en discreet zijn;
• Kennis van de gemeentelijke wetgeving in de publieke sector is een pluspunt;
• Over een teamgeest beschikken en zelfstandig kunnen werken;
• Gemakkelijk contact kunnen maken en een gevoel voor menselijke relaties vertonen.

Taal

• Zeer goed tweetalig Frans/Nederlands zijn - Schriftelijke en mondelinge kennis.

Aanbod

0 jaar anciënniteit	5 jaar anciënniteit	10 jaar anciënniteit	15 jaar anciënniteit	20 jaar anciënniteit
2.904,84 EUR	3.211,59 EUR	3.416,09 EUR	3.722,85 EUR	3.927,35 EUR