Collaborateur Contacts citoyens – Département Espace Public – Service Contacts citoyens (H/F/X)

La société

Commune de plus de 41.000 habitants, Woluwe-Saint-Pierre relève de nombreux défis, typiques de notre temps et des milieux urbains. Ces défis constituent autant de moteurs qui nous poussent à innover tous les jours. Dans tous les domaines : services aux citoyens, propreté, écoles, démarches administratives, sécurité, culture, urbanisme, espaces verts, sport, trottoirs et voiries, éclairage public.

Notre administration communale se développe à l’image d’une administration moderne. Le citoyen joue un rôle central, il est à la base de notre raison d’être.

Le bien–être de nos collaborateurs est au centre de nos préoccupations et nous vous offrons:

1. Des métiers variés et des défis enrichissants.
2. Des formations et les soutiens dont vous avez besoin.
3. Des communications internes (intranet, événements,…) pour l’esprit d’équipe.
4. Un environnement de travail agréable et des horaires flexibles avec de nombreux jours de congés qui favorisent un parfait équilibre entre vie privée et professionnelle.
5. Des possibilités de développement grâce à des entretiens d’appréciation et une mobilité interne active.

Nous vous proposons de rejoindre une administration en pleine mutation, animée d’une volonté d’évoluer avec son temps et de s’adapter aux attentes de ses citoyens et de ses collaborateurs.

Pour mener à bien ces projets, nous recherchons régulièrement des collaborateurs compétents, motivés et enthousiastes.

Vous partagez notre sens du service et de l’intérêt général ?

Rejoignez-nous !

Fonction

Mission :

En tant que collaborateur administratif au sein du Département Espaces publics, vous faites partie d’une équipe de 4 personnes chargées d’assurer différentes tâches en relation avec

1. le support administratif aux différents services du département,
2. l’ensemble des autorisations à délivrer en matière d’occupation de l’espace public (fêtes, cérémonies, chantiers, déménagements...).

Vous avez la responsabilité d’accueillir le public et toute personne en relation avec le département, principalement par téléphone et par mail, et occasionnellement au guichet,

Vous rédigez et assurez l’envoi des réponses et autres documents administratifs sur base des informations techniques fournies par les services (Mobilité, Voirie, espaces verts, propreté, …).

Vous assurez d’autres tâches variées telles que le suivis de différentes actions continues du département, le back-up de vos collègues directs, la rédaction et la distribution occasionnelle des toutes-boites d’information aux habitants pour les chantiers communaux.

Activités propres à la fonction :

• Vous assurez la réception et le suivi des demandes et des plaintes formulées par les citoyens par mail, courrier, téléphone, ou application internet, en collaboration avec les responsables techniques des différents services, qui sont chargés de vous apporter les éléments de réponses, et en assurant le suivi administratif adéquat jusqu’à la résolution du problème ;
• Vous prenez en charge et suivez les demandes faites à l’ensemble des collaborateurs du département : centralisation des informations, classement- archivage, respect des délais, rappel éventuel, mise en page si nécessaire ;
• Vous assurez également le suivi des demandes d’autorisations pour les fêtes et cérémonies, et assistez parfois à certaines d’entre-elles ;
• Vous assurez également différentes tâches administrative liées à d’autres actions (demande de prime, réponses aux enquêtes publiques, enlèvement des trottinettes mal garées, potagers collectifs, etc.)
• Vous rédigez et assurez le suivi de courriers, toutes-boites d’information, procédures ;
• Vous suivez les différents messages reçus sur les adresses mail génériques du département
• Vous gérez les appels téléphoniques ;
• Vous aidez les gestionnaires dans la réalisation de missions ponctuelles (gestion administrative des véhicules abandonnés, concertation avec habitants, gestion des primes, etc…)
• En tant que collaborateur du pôle Autorisations, vous échangez les informations afin de vous assurer qu’aucune occupation du domaine public n’entre en conflit avec une autre. Vous assurez le remplacement occasionnel de collègues absents pour les tâches urgentes liées aux autorisations de chantiers et aux réservations de stationnement.
• Vous participez à la rédaction des rapports d’activité du Département et de ses services Vous gérez les traductions ainsi que diverses tâches de secrétariat ;
• Vous vous occupez du suivi des diverses demandes émanant de la Direction du Département.

Profil

Compétences comportementales :

• Vous êtes capable de travailler orienté résultats/clients ;
• Vous êtes capable de communiquer/collaborer ;
• Vous avez de la rigueur et travaillez dans le respect des processus
• Vous fournissez un travail de qualité ;
• Vous coordonnez, gérez et structurez votre travail ;

Compétences techniques :

• Être titulaire d’un baccalauréat avec une bonne expérience en gestion des contacts et des plaintes ;
• Maîtriser les outils informatiques courants et pouvoir s’adapter à des applications informatiques spécifiques au service ;
• Posséder une bonne capacité d’analyse et de rédaction ;
• Être organisé(e) et discret(e) ;
• Posséder une connaissance de la législation du secteur public communal est un atout ;
• Avoir un esprit d’équipe tout en étant capable de travailler de manière autonome ;
• Avoir un contact aisé et le sens des relations humaines.

Langue

• Être très bon bilingue Français/Néerlandais – Connaissances écrites et orales.

Offre

0 an d’ancienneté	5 ans d’ancienneté	10 ans d’ancienneté	15 ans d’ancienneté	20 ans d’ancienneté
2.904,84€	3.211,59€	3.416,09€	3.722,85€	3.927,35€