Adjunct-verantwoordelijke “Ondersteuning” voor het gemeentelijk magazijn (M/V/X)

Bedrijfsdetails

Sint-Pieters-Woluwe, een gemeente met meer dan 41.000 inwoners, wil een ambitieuze pionier zijn van de wereld van morgen. De uitzonderlijke leefomgeving en de kwaliteit van de omgeving maken het een ideale proeftuin voor innovatie en oplossingen voor de vele uitdagingen die typisch zijn voor onze tijd en de stedelijke omgeving. Op alle gebieden: burgerdiensten, netheid, scholen, administratieve stappen, veiligheid, cultuur, stedenbouw, groene ruimten, sport, trottoirs en wegen, openbare verlichting... verkennen we de mogelijkheden om een duurzamere wereld te bouwen die verbindingen tot stand brengt.
Om deze projecten uit te voeren werven we regelmatig bevoegde, dynamische en enthousiaste medewerkers aan.

Deelt u ons gevoel voor dienstverlening en algemeen belang? Wilt u een positieve invloed hebben op de samenleving via een organisatie die zo dicht mogelijk bij de burger staat? Kom met ons meedoen!

Functie

Opdracht van de dienst:

Het gemeentelijk magazijn, dat uit 120 arbeiders bestaat, staat onder het gezag van een verantwoordelijke en heeft als opdracht de goede uitvoering van de onderhoudswerkzaamheden aan de 104 kilometer wegen en 52 gemeentelijke gebouwen, en voor de verfraaiing en het onderhoud van onze groene ruimten.

De verantwoordelijke voor het gemeentelijk magazijn wordt bijgestaan door twee adjuncten: Eén voor de coördinatie van de technische diensten (elektriciteit, loodgieterij, ijzerwerk, timmerwerk, tuinonderhoud, veegwerkzaamheden); de andere voor de ondersteunende aspecten (vervoer, onderhoud van bedrijfsvoertuigen en voorraadbeheer).

Takenpakket

De belangrijkste opdracht van de Adjunct-verantwoordelijke “Ondersteuning” voor het gemeentelijk magazijn is toezicht houden op het voorraadbeheer en logistieke ondersteuning bieden voor de evenementen en projecten van het gemeentelijk magazijn. Hij is de logistiek manager van het gemeentelijk magazijn (verantwoordelijk voor het algemene onderhoud van het gemeentelijk magazijn: bijv. netheid van de gebouwen, opslagruimtes, parkeerplaats, douches en toiletten, refter). Hij is verantwoordelijk voor het ontvangen, opslaan en verdelen van goederen en benodigdheden, het bijwerken en controleren van voorraden en het beheren van bestellingen om ervoor te zorgen dat de voorraden die nodig zijn voor de diensten van het gemeentelijk magazijn beschikbaar zijn.

Hij assisteert de Verantwoordelijke voor het Gemeentelijke magazijn bij zijn dagelijkse taken, met name door personeel op te leiden en ervoor te zorgen dat procedures en veiligheidsnormen worden nageleefd. Hij houdt ook administratieve documenten en verslagen bij met betrekking tot de activiteiten van het gemeentelijk magazijn, en stelt verslagen op over voorraadniveaus, uitgaven en andere prestatie-indicatoren.

Daarnaast is hij verantwoordelijk voor het onderhoud en de schoonmaak van de uitrusting en infrastructuur van het gemeentelijk magazijn en organiseert hij de nodige herstellingen of vervangingen. Hij onderhoudt relaties met leveranciers om te onderhandelen over de beste prijzen en inkoopvoorwaarden en houdt toezicht op bestellingen en leveringen om een goede coördinatie te garanderen en voorraadtekorten te voorkomen.

Kortom, de Adjunct-verantwoordelijke “Ondersteuning” voor het gemeentelijk magazijn speelt een sleutelrol in het soepele logistieke en administratieve verloop van het gemeentelijk magazijn, ondersteunt de behoeften van de teams en zorgt voor de efficiëntie en veiligheid van de werkzaamheden.

Transversale activiteiten:

Beheer van de teams (in samenwerking met de verantwoordelijke van het gemeentelijk magazijn):

• Organiseren van de taken en activiteiten van zijn teamleiders voor de garage, de voorraad en het transport (opstellen van werkroosters op basis van werkopdrachten, plannen van vakanties of andere afwezigheden, opleiding, enz.);
• Zorgen voor de dagelijkse organisatie van en het toezicht op zijn teams in samenwerking met de teamleiders;
• Coördineren van de algemene voortgang en het werk van zijn teams;
• Controle van het uitgevoerde werk en opvolging van de werkbonnen en bestelbonnen;
• De wekelijkse vergaderingen met zijn teamleiders verzekeren, organiseren en animeren;
• De doelstellingen en prioriteiten van zijn teamleiders bepalen; hun verantwoordelijkheden delegeren naar hun niveau en hun functie-, functionerings- en evaluatiegesprekken voeren;
• De integratie van nieuw personeel, opleidingen en disciplinaire procedures voor zijn teams organiseren.

Administratief beheer:

• Opnemen van schema's in de rapportage- en planningstabellen;
• Doorgeven van bottom-up informatie (bv. uitvoeringsverslag) en top-down informatie (bv. projecten van het College, via overheidsopdrachten, werkbonnen, dienstnota's, enz.);
• Beheer van teammiddelen en materialen (kleding, uitrusting, gereedschap, voorraden, producten, logistieke ondersteuning, ...) op basis van interne processen;

Rol van tussenpersoon:

• Samenwerken met andere teams/diensten (bv. dienst speciale technieken, technische diensten) en de hiërarchie en andere ondersteunende diensten (HR, Financiën, IT);
• (In samenwerking met de Verantwoordelijke van het Magazijn) de referentiepersoon zijn tussen de teamleiders, de technische beheerders en de administratieve beheerders van de departementen Wegennet en Gebouwen;
• Deelnemen aan de werving van nieuwe teamleden (in voorkomend geval)

Activiteiten die met de functie verband houden:

In delegatie de Verantwoordelijke van het gemeentelijk magazijn, beheer van de voorraad:

• Controle van de algemene werking van de voorraad;
• Zicht op de jaarlijkse opdrachten voor zijn vakgebieden;

Als Adjunct-verantwoordelijke “Ondersteuning” voor het gemeentelijk magazijn:

• Coördineren, plannen, prioriteiten beheren, operationele problemen oplossen, verlofdagen beheren... van zijn teams om ervoor te zorgen dat het werk op tijd, binnen het budget en volgens het vereiste kwaliteitsniveau wordt voltooid;
• Ervoor zorgen dat de procedures voor aanwezigheids- en afwezigheidsbeheer worden nageleefd (in- en uitklokken -PrimeTime, melden van onterechte afwezigheden, enz.) in samenwerking met de teamleiders;
• Toezicht houden op de teamleiders voor de teams waarvoor hij verantwoordelijk is, in samenwerking met de verantwoordelijke van het gemeentelijk magazijn.
• Verantwoordelijk zijn voor het voorraadbeheer en de informatisering ervan (), met inbegrip van de invoering van een efficiënte voorraadbeheerprocedure, de inrichting van ruimten voor voorraadbeheer, afvalbeheer, de wettelijke bewaring van achtergelaten voorwerpen, het beheer van kleding- en PBM-voorraden, enzovoort, in samenwerking met de afdeling Overheidsopdrachten.
• Aandacht besteden aan de preventie en veiligheid van werknemers op de werkplek, inclusief het beheer van certificeringen en periodieke inspecties van werkinstrumenten;
• Toezien op de naleving van de reglementen en voorschriften inzake het verplichte dragen van werkkleding en de veiligheid op de bouwplaats en op het werk (dotatie, onderhoud en teruggave van werkkleding).
• In samenwerking met de verantwoordelijke voor de garage, het optimaal beheer van het wagenpark (40 vrachtwagens, bestelwagens en karren), machines en gereedschap op het gebied van netheid, controle (tachograaf en tracer), correct gebruik, administratief beheer van voertuigen op de weg (traceringsbeheer, periodieke inspecties van rollend materieel en bijbehorende installaties, certificering, enz.), aankoop;
• Zorgen voor de netheid en de verfraaiing/het onderhoud van de lokalen, de kantoren, de werkplaatsen, de kleedkamers, de refter, de douches en de sanitaire voorzieningen van het gemeentelijk magazijn;
• Zorgen voor een goed beheer van de opvolging van de klachten van Fix My Street, in samenwerking met het managementteam en de technische beheerders (werkbonnen opstellen, een antwoord geven aan de burgers);
• De rijbewijzen van vrachtwagenchauffeurs en passagiers beheren in samenwerking met de HR-dienst.
• Samen met de interne controleur en de verantwoordelijke voor het gemeentelijk magazijn schriftelijke procedures voor het gemeentelijk magazijn opstellen.

Profiel

Gedragscompetenties:

• Resultaat- en klantgericht werken;
• Zeer goede verbaal en schriftelijke communicatievaardigheden;
• Discipline hebben/werken volgens processen/zorgen voor kwaliteitswerk
• Coördinatie/beheer/structurering van uw werk
• Zowel in teamverband als zelfstandig kunnen werken
• U bent zeer stressbestendig en kunt de prioriteiten goed beheren, aanpassingsvermogen

Technische competenties:

• In het bezit zijn van een relevant voor de functie GHSO- of bachelordiploma met ten minste 5 jaar ervaring in voorraadbeheer in de bouwsector, detailhandel, enz.;
• De huidige IT-tools beheersen en in staat zijn om zich aan te passen aan specifieke toepassingen voor de dienst.
• Over goede schrijf- en communicatievaardigheden beschikken
• Gemakkelijk contact kunnen maken en een gevoel voor menselijke relaties vertonen
• Kennis hebben van de regels inzake preventie en veiligheid op het werk
• Certificering Preventieadviseur (niveau 2 of 3) is een pluspunt
• In het bezit zijn van een rijbewijs B

Taal

• Tweetalig Frans/Nederlands zijn - Schriftelijke en mondelinge kennis;

Aanbod

Niveau B

0 jaar anciënniteit	5 jaar anciënniteit	10 jaar anciënniteit	15 jaar anciënniteit	20 jaar anciënniteit
2.904,84 EUR	3.211,59 EUR	3.416,09 EUR	3.722,85 EUR	3.927,35 EUR

0 jaar anciënniteit	5 jaar anciënniteit	10 jaar anciënniteit	15 jaar anciënniteit	20 jaar anciënniteit
2.516,71 €	2.793,78 €	2.978,49 €	3.255,57 €	3.440,28 €

Interesse?

Gelieve dan naar onze website te surfen www.woluwe1150.be in het tabblad "Jobs" en uiterlijk op 10/07/2025 te solliciteren via de aangegeven link.

Het gemeentebestuur verbindt er zich toe de maatregelen ter bestrijding van discriminatie te eerbiedigen en een politiek van diversiteit te bevorderen.

Aanwervingsprocedure:

Na de sluitingsdatum van de vacature:

1. Preselectie
   1. Gebaseerd op toegangsvoorwaarden
   2. Gebaseerd op CV en op uw motivatiebrief

Als u op de shortlist staat, nemen we telefonisch contact met u op om een afspraak te maken.

2. Selectieproeven
   3. Eventueel schriftelijk examen
   4. Mondeling gesprek om de vaardigheden en de motivatie na te gaan

Zodra de vacature gesloten is, neemt de aanwervingsprocedure tussen de 4 en 6 weken in beslag.

Als u na deze termijn niets van ons hebt gehoord, kunt u ervan uitgaan dat uw sollicitatie niet in aanmerking is genomen voor de functie.