PERSOONSGEGEVENS

1. Soorten verwerkte gegevens

Persoonlijke identificatiegegevens, zoals naam en adres;
Elektronische identificatiegegevens, zoals e-mailadres, gsm-nummer en cookies;
Persoonlijke gegevens zoals leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke stand, nationaliteit en taal;
Immigratiestatus, zoals het bestaan van een geldige werkvergunning in België;
Psychische beschrijving, zoals persoonlijkheid m.v. een psychotechnische test;
Onderwijscurriculum;
Professionele kwalificaties, zoals professionele opleiding en bezit van een rijbewijs;
Professionele ervaring;
Lidmaatschap/deelname aan professionele organisaties;
Publicaties;
Informatie betreffende de huidige baan;
Informatie betreffende de rekrutering;
Informatie betreffende het einde van de betrekking;
Gegevens betreffende de loopbaan;
Gegevens betreffende de organisatie van het werk;
Salarisgegevens;
Evaluatie;
Functieopleiding;
Beelden;
Gegevens b.t. veiligheid, zoals het wachtwoord;
Gegevens b.t. vrijetijdsactiviteiten en interesses

Kandidaten zijn in principe nooit verplicht om zogenaamde gevoelige informatie bekend te maken, zoals gedefinieerd door de privacywetgeving, behalve wanneer dit specifiek wettelijk vereist is of is toegestaan door een bepaalde omstandigheid. Dit is de reden waarom wanneer een kandidaat een aanvraagformulier of een profiel invult of op welke manier dan ook met de gemeentelijke administratie van Sint-Pieters-Woluwe handelt, hij/zij over het algemeen wordt gevraagd om geen informatie van dit type te verstrekken, met andere woorden, details die uw ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen of lidmaatschap van een unie onthullen, maar ook genetische of biometrische gegevens, informatie over uw gezondheid of informatie over uw seksuele activiteiten of oriëntatie, strafrechtelijke overtuigingen en overtreding.

2. Verzameling gegevens

Uw persoonsgegevens worden op verschillende manieren verzameld.

Sturen van een kandidatuur

De personeelsafdeling verwerkt alle gegevens die de kandidaten doorgeven wanneer ze een inschrijvingsformulier invullen, ofwel als reactie op een vacature, ofwel als spontane sollicitatie.

Om deze inschrijvingsformulieren in te vullen worden de kandidaten verzocht hun contactgegevens (naam, voornaam, telefoonnummer en e-mailadres) en een CV door te geven.

Eens de kandidaten deze gegevens aan de gemeentelijke administratie van Sint-Pieters-Woluwe hebben doorgegeven, kunnen ze zich indien gewenst inloggen op hun persoonlijke en beveiligde profiel om de doorgegeven gegevens te wijzigen en/of hun profiel aan te vullen met bijkomende gegevens m.b.t. de hierna uiteengezette doeleinden: professionele ervaring, opleiding, beheerste talen, gewenste salaris, foto enz.

Telefonisch en/of videogesprek

Wanneer kandidaten beslissen om de voorgenoemde gegevens te verschaffen via een inschrijvingsformulier en/of via een spontane sollicitatie, aanvaarden ze uitdrukkelijk dat de personeelsafdeling deze gegevens gebruikt om hen per telefoon en/of per mail te contacteren om bijkomende informatie te verkrijgen over de diensten aangeboden door de personeelsafdeling en, indien gewenst, om bijkomende informatie te geven over hun professionele verwachtingen.

Sollicitatiegesprek

Wanneer de kandidaten een gesprek bij de personeelsafdeling aanvaarden, aanvaarden ze uitdrukkelijk dat Profile Group hun persoonsgegevens gebruikt om hen op dit gesprek uit te nodigen, om hen tijdens dit gesprek te evalueren, met name door middel van psychotechnische tests en om de verschafte referenties en informatie te controleren. Het voorafgaande impliceert o.a. dat de personeelsafdeling contact opneemt met de bedrijven en/of instellingen aangegeven door de kandidaat.

3. Doel van de gegevensverwerking

Deze informatie wordt verwerkt door de personeelsafdeling van de personeelsafdeling om nieuwe werknemers te werven en kandidaturen te analyseren en beheren. Dit houdt in:

Het inzamelen van gegevens via een inschrijvingsformulier of een spontane sollicitatie, het persoonlijke profiel van de kandidaat, een telefonisch of videogesprek, een rechtstreeks gesprek, psychotechnische tests, persoonlijkheidsvragenlijsten
De bewaring van deze gegevens;
De raadpleging van deze gegevens;
De verificatie en de analyse van deze gegevens;
Het produceren van statistieken, .. teneinde de ervaring van de kandidaat te verbeteren;
Proactieve communicatie over nieuwe vacatures die overeenkomen met de professionele verwachtingen aangegeven door de kandidaten in het inschrijvingsformulier en/of op hun profiel

Het is omdat de kandidaat zijn / haar toestemming hiervoor heeft gegeven dat de personeelsafdeling van de gemeentelijke administratie van Sint-Pieters-Woluwe deze persoonlijke gegevens kan verwerken. De dienst werkgelegenheid van de personeelsafdeling van Sint-Pieters-Woluwe moet deze gegevens verzamelen om de bovengenoemde doeleinden te bereiken. Zonder deze gegevens is de personeelsafdeling van Sint-Pieters-Woluwe niet in staat om bijvoorbeeld ontvangen sollicitaties correct te behandelen.

Dit gezegd zijnde, gezien deze gegevensverwerking enkel gebaseerd is op de instemming van de kandidaat, kan de kandidaat altijd zijn instemming intrekken zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de gegevensverwerkingen die voor de intrekking van de toestemming plaatsvonden.

4. Het delen van persoonlijke gegevens

De gegevens van de kandidaten worden enkel gedeeld met:

De kandidaten zelf;
De personeelsleden van de personeelsafdeling van degemeentelijke administratie van Sint-Pieters-Woluwe;
De onderaannemers van de gemeentelijke administratievan Sint-Pieters-Woluwe (bijvoorbeeld de hostingprovider, de aanbieder van wervingstool) voor zover het nodig is voor de uitvoering van hun taken of indien de wet dit
Overheidsinstanties indien de wet dit

5. Bewaartermijn persoonlijke gegevens

Wanneer de kandidaten een inschrijvingsformulier invullen, een spontane sollicitatie sturen en/of hun persoonlijke profiel invullen, stemmen ze uitdrukkelijk in dat hun gegevens in een database beheerd door de gemeentelijke administratie van Sint-Pieters-Woluwe bewaard worden.

De gegevens worden zolang bewaard als nodig is voor het wervingsproces van de betreffende kandidaat, voor de bestaande vacatures waarvoor hij/zij belangstelling heeft getoond en tijdens 12maanden na het einde van het bijbehorende selectieproces, waarmee de gemeentelijke administratie van Sint-Pieters-Woluwe tijdens deze periode de administratieve en juridische opvolging van deze aanvraag kan beheren, maar ook om de kandidaat nieuwe vacatures aan te bieden die kunnen voldoen aan zijn/haar professionele verwachtingen. In uitzonderlijke omstandigheden kunnen de gegevens echter langer worden bewaard als een administratieve en wettelijke monitoring vereist dat deze langer wordt bewaard.

De kandidaten worden per e-mail 4 weken voordat hun gegevens moeten worden verwijderd op de hoogte gebracht. Kandidaten kunnen dan, als ze dat willen, expliciet de gemeentelijke administratie van Sint-Pieters-Woluwe vragen hun gegevens langer te behouden, zodat de gemeentelijke administratie van Sint-Pieters-Woluwe hen proactief kan contacteren om een vacature aan te bevelen die voor hen interessant kan zijn. In dit geval wordt dezelfde procedure toegepast vóór het einde van deze nieuwe periode van 12 maanden, enzovoort. Als de kandidaten aan het einde van deze periode van 4 weken niet reageren, worden de gegevens automatisch en definitief verwijderd.

6. Uw rechten

Kandidaten hebben, door zich in te loggen op hun persoonlijke profiel, op elk moment het recht op toegang tot, bewerken, verbeteren en verwijderen van hun persoonlijke gegevens. Ze zijn ook vrij om hun toestemming voor de verwerking van hun persoonlijke gegevens in te trekken. Deze intrekking zal automatisch leiden tot een onmiddellijke en onherroepelijke verwijdering van hun persoonlijke gegevens.

Door een gedateerd, ondertekend verzoek (inclusief elektronisch) per e-mail naar dpo@woluwe1150.be of per post samen met een identiteitsbewijs te sturen, kan elke kandidaat een gratis exemplaar (inclusief elektronisch) van zijn/haar persoonlijke gegevens krijgen van de gemeentelijke administratie van Sint-Pieters-Woluwe, en krijgt toegang tot het corrigeren of verwijderen van onjuiste of onvolledige gegevens, of het gebruik ervan beperken, binnen 1 maand na ontvangst van het verzoek. Alle kandidaten hebben ook het recht om hun gegevens over te dragen. Na deze deadline van 1 maand kan de kandidaat aannemen dat zijn/haar verzoek is afgewezen als er geen antwoord of reactie van de gemeentelijke administratie van Sint-Pieters-Woluwe is.

Als gemeentelijke administratie van Sint-Pieters-Woluwe de betrokken gegevens heeft doorgegeven aan andere personen, neemt de gemeentelijke administratie van Sint-Pieters-Woluwe alle redelijke maatregelen om deze personen op de hoogte te stellen van het verzoek om zo elke link naar deze gegevens of een kopie of reproductie ervan te verwijderen. Indien kandidaten een klacht willen indienen, kunnen ze dit doen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit // de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, Drukpersstraat, 35 te 1000 Brussel, https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen.

7. Bescherming van uw gegevens

De persoonsgegevens van de kandidaten worden in België verwerkt en in een datacenter in Nederland opgeslagen.

De aanbieder van de wervingstool neemt alle gepaste technische en organisatorische maatregelen om de gegevens van de kandidaten te beschermen, in het bijzonder tegen bewerking en toegang door onbevoegden, en doet alle mogelijke moeite om ervoor te zorgen dat deze maatregelen zo up-to-date mogelijk zijn. Hierbij wordt rekening gehouden met de huidige kennis, de implementatiekosten en de aard, het bereik, de context en het doel van het gebruik van de gegevens en de risico’s voor de kandidaten.

Gezien de wet betreffende de persoonlijke levenssfeer soms aangepast en verbeterd wordt, kan het huidige document ook aangepast worden. De gemeentelijke administratie van Sint-Pieters-Woluwe raadt u daarom aan om het regelmatig te raadplegen als u zijn websites bezoekt en zal ervoor zorgen dat de eventuele wijzigingen of aanpassingen duidelijk aangegeven worden.