Responsable du service Accueil et logistique (H/F/X)

La société

Commune de plus de 41.000 habitants, Woluwe-Saint-Pierre se veut être une pionnière ambitieuse du monde de demain. Son cadre de vie exceptionnel et son environnement de qualité en font un terrain d’expérimentation idéal pour innover et apporter des solutions aux nombreux défis, typiques de notre temps et des milieux urbains. Dans tous les domaines : services aux citoyens, propreté, écoles, démarches administratives, sécurité, culture, urbanisme, espaces verts, sport, trottoirs et voiries, éclairage public… nous explorons des opportunités pour construire un monde plus durable et créateur de liens.
Pour mener à bien ces projets, nous recrutons régulièrement des collaborateurs compétents, dynamiques et enthousiastes. Vous partagez notre sens du service et de l’intérêt général ? Vous souhaitez impacter positivement la société à travers une organisation au plus proche du/de la citoyen(ne) ? Rejoignez-nous !

Fonction

Dans le respect de la charte des « Missions, Visions, Valeurs » de l’Administration communale de Woluwe-Saint-Pierre, le chef du service Accueil et Logistique a pour mission d'accueillir, orienter, renseigner le public. Il représente l'image de la collectivité et de la Commune auprès des usagers.

En tant responsable du service Accueil et Logistique, vous encadrez une équipe de 11 personnes (4 membres de l’équipe de nettoyage interne à l’hôtel communal, 5 personnes de l’équipe accueil, 1 personne à l’économat et 1 concierge)

Activités :

Management :

  • Planifier et organiser les activités du service : gestion du planning du personnel et prise des mesures en vue d’assurer la continuité du service ;
  • Diriger, accompagner, former et motiver votre équipe, en garantir l’efficience et résoudre les conflits éventuels ;
  • Communiquer les directives émanant des autorités et veiller à leur mise en œuvre au sein de votre service;

Gestion de service :

  • Participer à une réflexion constante d’amélioration des procédures du service.
  • Superviser l’organisation de l’équipe des huissiers de façon à ce qu’il y ait un accueil assuré du citoyen au rez-de chaussé et au 1er étage durant les heures d’ouverture de la maison communale (jeudi soir inclus) et une présence continue lors de certaines réunions (CBE, concertation urbanisme, etc.) et des mariages et noces ;
  • Superviser l’organisation sur le plan logistique des séances du Collège des Bourgmestre et Echevins et du Conseil communal (mise en place des salles, boissons, …) ainsi que des différentes activités organisées par des services communaux (au sein de l’ensemble des bâtiments communaux) ;
  • Gérer la partie technique des marchés publics en lien avec le service Accueil-Logistique : description des besoins, gestion budgétaire, choix des soumissionnaires, gestion de l’exécution de ces marchés (approvisionnements et stocks, le cas échéant :
    • Coursier vélo
    • Fontaines d’eau
    • Fruits pour le personnel
    • Uniformes
    • Produits de nettoyage
    • Papier/enveloppes, petit matériel de bureau
    • Boissons, chips, biscuits, café, lait, sucre, etc.
  • Organisation de A à Z, tant au niveau logistique qu’administratif et budgétaire de différents évènements dont :
    • Accueil des nouveaux habitants ;
    • La fête annuelle des pensionnés.
  • Renfort pour l’organisation des élections : boissons, accueil lors des réunions préparatoires, etc. :
  • Organiser la participation active de l’équipe de l’Accueil lors d’évènements divers (mariages, cocktails, réceptions, vernissages, etc.), samedis inclus.
  • Superviser et gérer les demandes ponctuelles : demandes de chauffeur, commandes et livraisons diverses ;
  • Organiser la mise sous enveloppes de courriers et/ou mailings pour différents services selon le planning et les priorités ;
  • Veiller à l’affichage légal des documents d’informations (ordre du jour du conseil, avis de publication etc. …) pour les citoyens ainsi qu’à l’affichage informatif au sein de la commune ;
  • Assurer un support logistique à l’application informatique permettant de réserver des véhicules et des vélos de service communaux au sein de l’hôtel communal ;

Profil

Compétences professionnelles requises :

  • Être titulaire du diplôme de l’enseignement supérieur (baccalauréat);
  • Être bilingue français/néerlandais – Connaissances écrite et orale ;
  • Avoir une bonne maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office) ;
  • Avoir une bonne capacité de gestion d’équipe ;
  • Savoir gérer les relations diplomatiques ;
  • Capacité à exécuter des tâches en prêtant attention à tous les éléments, aussi minimes soient-ils, et à atteindre un bon niveau d'exactitude et d'exhaustivité dans les données et les procédures avec un respect des délais et de la qualité attendue ;
  • Une connaissance de la législation des marchés publics est un atout ;
  • Capacité de distinguer des tâches en fonction des priorités, de les inscrire dans un calendrier, de définir les moyens nécessaires en fonction de leur disponibilité, dans le but d’obtenir les résultats convenus ou fixés dans les délais fixés ;
  • Faire preuve de patience et de logique;
  • Faire preuve d'un esprit d'initiative ;
  • Avoir le contact aisé et le sens des relations humaines ;
  • Exprimer un message oral de manière à ce que son interlocuteur le comprenne ;
  • Attitude positive, flexibilité, collégialité ;
  • Capacité à créer une collaboration constructive, par le bais de participation active ;
  • Travailler avec d’autres à la réalisation d’objectifs. Partager les ressources et agir en se montrant soutenant et solidaire ;
  • Avoir de la rigueur / Travailler dans le respect des processus / Fournir un travail de qualité.

Langue

  • Être bilingue français/néerlandais – Connaissances écrite et orale ;

Offre

Nom du Département Service Accueil

Gestion d’équipe Oui

Responsabilité budgétaire Oui

Niveau B = salaire conforme aux barèmes des services publics bruxellois pour un baccalauréat universitaire

Autres avantages : Prime linguistique (certificat SELOR), pécule de vacances, prime de fin d'année, chèques-repas, intervention dans les déplacements domicile/travail en transport en

commun (gratuité STIB), à vélo, à trottinette ou à pied, régime de vacances avantageux, assurance hospitalisation, horaires flexibles, télétravail

Intéressé(e) ?

Merci de vous rendre sur notre site www.woluwe1150.be dans l’onglet « Jobs » et de postuler via le lien indiqué pour le 09/06/2023 au plus tard.

La commune de Woluwe-Saint-Pierre sélectionne les candidats sur base de leurs compétences et ne fait pas de distinction d'âge, de sexe, d'origine ethnique, de croyance, de handicap ou de nationalité.

Nous encourageons les personnes en situation de handicap à postuler. Nous tiendrons compte des éventuelles adaptations nécessaires tant en ce qui concerne la procédure de recrutement que de l’intégration au sein de l’administration.

Publiée le:mar. 16 mai 2023
Lieu: Hôtel Communal

Intéressé(e)?

Pour plus d'informations:
Appelez PIERRE GUEISSAZ
au numéro suivant: 02/773.07.24
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