SECRÉTAIRE DE DIRECTION DANS UNE ÉCOLE SECONDAIRE ORDINAIRE

La société

Coordonnées du P.O.

Nom : Commune de Woluwe-Saint-Pierre

Adresse : Avenue Charles Thielemans, 93 - 1150 Bruxelles

Coordonnées de l'établissement

Nom : Centre scolaire Eddy MERCKX

Adresse : Avenue Salomé, 2 - 1150 Bruxelles

Site web : https://cseddymerckx.be

Fonction

Le secrétaire de direction est un membre de l'équipe éducative en tant que collaborateur immédiat du chef d'établissement. Il exécute cette mission sous l'autorité de celui-ci.

Avec le directeur et l'économe, il est membre du staff de direction.

Missions

  • Connaître parfaitement les dispositions réglementaires et administratives relatives à l'organisation de l'enseignement.
  • Veiller, dans l'exécution de sa fonction, aux contacts utiles avec l'ensemble des membres du personnel et l'Administration.
  • Responsable de la gestion administrative relative à l’établissement ainsi que tous les aspects des dossiers des membres du personnel (déclarations ONSS, congés, nominations, documents mutuelle, etc.), des dossiers administratifs des élèves (avec le soutien des éducateurs)
  • Garantir la tenue et le suivi des dossiers individuels administratifs des membres du personnel, ce qui comprend les relations avec la Fédération Wallonie-Bruxelles, l’ONEM, etc.
  • Participer à la réalisation des attributions et à la préparation des chaque nouvelle année scolaire (de par son expertise technique de la législation et sa connaissance des dossiers des enseignants).
  • Assurer la gestion administrative de l’établissement en lien avec les échéances administratives règlementaires (déclaration des emplois vacants, classement des temporaires prioritaires, ...).
  • En collaboration avec la direction, assurer la gestion administrative de l’établissement en lien avec les applications métier (signalétique des structures, maintien/création/suspension, cadre emploi, ...).
  • Rédiger les avis aux parents, aider la direction au besoin pour la rédaction de certains documents administratifs
  • Gère les inscriptions des élèves au 1er degré et assurer l’aspect administratif des inscriptions en général
  • Diffuser les offres d’emploi en cas de recrutement ou de remplacement d’enseignant, effectuer un classement de candidature suivant les titres et planifier les rendez-vous avec le chef d’établissement. Assurer la gestion de l’engagement au niveau administratif
  • En cas d’absence d’horairiste, aider à la réalisation des horaires en début d’année scolaire ainsi qu’à toutes les modifications nécessaires en cours d’année
  • Traiter la correspondance relative à ses missions en accord avec la direction
  • Recueillir et faire circuler de l’information relative à son domaine de responsabilités, en accord avec la direction, en la formulant de manière adaptée et au moyen des dispositifs adéquats

Profil

Compétences comportementales et techniques

  • Connaître, porter loyalement les projets éducatif et pédagogique de son Pouvoir Organisateur.
  • Être cohérent dans ses principes, ses valeurs et son comportement, avoir le sens de l’intérêt général, observer un devoir de réserve et de discrétion. Faire preuve de loyauté, de fiabilité, de disponibilité et respecter la dignité de la fonction.
  • Faire preuve de maîtrise de soi, savoir gérer son stress et ses émotions, surmonter les échecs et les difficultés. Être capable de s’adapter.
  • Être conscient de ses forces et points de développement, articuler un plan de développement personnel en lien avec sa fonction et en conformité avec sa lettre de mission.
  • Acquérir une méthode de travail qui respecte les délais et les échéances. Faire preuve d’une organisation méthodique et rigoureuse en cohérence avec la vie de l’école.
  • Résoudre des problèmes. Prendre des décisions, dans le cadre de sa délégation, et s'y tenir après avoir instruit la question à trancher et/ou au terme d'un processus participatif.
  • Maîtriser les techniques de communication tant orale qu’écrite en les adaptant aux interlocuteurs. Avoir une bonne orthographe et des capacités rédactionnelles.
  • Lire, comprendre et exploiter un texte juridique, administratif en lien avec sa fonction. Maîtriser la réglementation et les procédures en vigueur. Avoir la volonté de se tenir informé des changements.
  • Utiliser les outils informatiques liés à la fonction : logiciels bureautiques de base tels que Windows, Word, Excel, ...
  • Utiliser les logiciels suivants : ProEco, SmartSchool et EdT.
  • Analyser l’information. Observer d’une manière objective et analyser le fonctionnement de son école sur le plan de l’organisation et des législations scolaire et du travail en vue, le cas échéant, de dégager des pistes d'actions alternatives, en collaboration avec la direction.
  • S’enrichir activement de nouvelles idées, compétences et connaissances en référence à sa mission. Développer, stimuler ou soutenir les pratiques innovantes.
  • Participer à une culture de travail collaboratif et d’échanges de bonnes pratiques en interne et en externe.
  • Collaborer avec les partenaires du réseau et les instances extérieures, notamment avec l’Administration, en fonction des délégations reçues.
  • Avoir le sens de l'écoute et de la communication ; manifester de l'empathie, de l'enthousiasme et de la reconnaissance. Agir en confiance.
  • Avoir la volonté et l’aptitude à s’intégrer et à travailler avec l’équipe de direction et son staff administratif.

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Annexe 4 : Liste des compétences attendues dans l’exercice de la fonction de secrétaire de direction

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Liste des compétences comportementales obligatoires :

  1. Analyser l’information
  2. Résoudre les problèmes
  3. Travailler en équipe
  4. S’adapter
  5. Faire preuve de fiabilité
  6. Avoir le sens de l’écoute et de la communication

Liste des compétences comportementales et techniques au choix du Pouvoir organisateur

Niveaux de maîtrise :

  1. Aptitude à acquérir une compétence non maîtrisée (avoir des notions théoriques, une connaissance, une compréhension)
  2. Maîtrise élémentaire (agir de façon réactive, avec un accompagnement)
  3. Maîtrise intermédiaire (agir de façon proactive, autonome)
  4. Maîtrise avancée (ajouter des propositions créatives, faire preuve d’anticipation)

1° Être exemplaire et capable de produire du sens

A l’entrée en fonction

En cours de carrière

  1. Être cohérent dans ses principes, ses valeurs et son comportement, avoir le sens de l’intérêt général, observer un devoir de réserve, faire preuve de loyauté et respecter la dignité de la fonction. Faire preuve de fiabilité.

B

C

  1. Promouvoir les missions, le projet éducatif et pédagogique de son Pouvoir organisateur et être à même de les porter loyalement.

A

C

  1. Faire preuve de maîtrise de soi, savoir gérer son stress et ses émotions, surmonter les échecs et les difficultés. S’adapter.

B

C

  1. Être conscient de ses forces et points de développements, articuler un plan de développement personnel en lien avec sa fonction.

B

C

  1. Acquérir une méthode de travail adéquate. Respecter les délais et échéances ; établir des priorités. Faire preuve d’organisation.

B

C

2° Participer au pilotage de l’école au jour le jour

A l’entrée en fonction

En cours de carrière

  1. Résoudre des problèmes. Prendre des décisions, dans le cadre de sa délégation, et de s'y tenir après avoir instruit la question à trancher et/ou au terme d'un processus participatif.

B

D

  1. Conseiller et guider les membres du personnel, au jour le jour, dans le cadre de sa délégation, en conformité avec la législation scolaire et du travail.

A

C

  1. Maîtriser les techniques de communication tant orale qu’écrite en les adaptant aux interlocuteurs.

B

D

  1. Se documenter et maitriser les aspects juridiques et administratifs relatifs à l’organisation scolaire.

A

C

  1. Connaître et maîtriser la gestion administrative scolaire. Posséder une capacité de synthèse et maîtriser les normes et opérations administratives et légales spécifiques à l’enseignement en général et au bon fonctionnement d’une école.

A

C

  1. Pouvoir utiliser les outils informatiques liés à la fonction : logiciels bureautiques de base et logiciels spécifiques à la gestion administrative et organisationnelle d’un établissement scolaire.

A

C

3° Soutenir une dynamique d’amélioration continue

A l’entrée en fonction

En cours de carrière

  1. Analyser l’information. Observer d’une manière objective et analyser le fonctionnement de son école sur le plan de l’organisation et des législations scolaire et du travail en vue, le cas échéant, de dégager des pistes d'actions alternatives, en collaboration avec la direction.

A

C

  1. Développer, stimuler ou soutenir les pratiques innovantes. Cultiver la curiosité.

A

B

  1. Collaborer avec les partenaires du réseau et les instances extérieures, notamment avec l’Administration, en fonction des délégations reçues.

A

D

4° Travailler en équipe au service de l’école

A l’entrée en fonction

En cours de carrière

  1. Avoir le sens de l'écoute et de la communication ; manifester de l'empathie, de l'enthousiasme et de la reconnaissance. Agir en confiance.

B

C

  1. S’intégrer et travailler en équipe.

B

C

Langue

Français

-

Pour obtenir l'annonce complète, veuillez envoyer un mail à une des adresses suivantes :

mduseuwoir@woluwe1150.be ou ccantillo@woluwe1150.be

Offre

Date présumée d’entrée en fonction : 26.08.2024

Emploi à temps plein (définitivement vacant)

Publiée le:ven. 28 juin 2024
Lieu: Centre scolaire Eddy MERCKX

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Appelez MATHILDE DUSEUWOIR
au numéro suivant: 027730658
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